Event Creator: chiariamoci le idee!

Molto spesso quando parlo del mio lavoro, mi rendo conto che le persone non hanno ben chiaro ciò che faccio esattamente.

Alcuni mi vedono come "una spesa inutile", come "un in più troppo costoso e non necessario", altri invece come "un'intromissione, un qualcuno che vuole decidere tutto".

Ecco, cerchiamo di fare un po' di chiarezza.

Chi è un EVENT CREATOR? Cosa fa? Perché sceglierlo? Come sceglierlo? Quando contattarlo? Dove trovarlo? Quanto costa?

Un Event Creator è una persona che mette a disposizione degli altri le proprie doti creative ed organizzative per realizzare un evento, sia che esso sia un matrimonio o un compleanno o un evento di qualsiasi altra natura.

Ma cosa fa esattamente? Quali sono i suoi compiti?

Dopo aver conosciuto i propri clienti, aver ascoltato e capito i loro gusti, pensa e sviluppa un progetto creativo su misura per loro.

La parte del #progetto è ciò che contraddistingue un Event Creator: ASSOLUTAMENTE NO AI 'COPIA-INCOLLA'! Ogni progetto è a sé, non esistono fotocopie, e non potrebbe essere altrimenti visto e considerato che ogni persona che ci sceglie è differente per gusti e personalità da un'altra!

Una volta approvato il progetto di base, si passa alla definizione dei dettagli e alla parte organizzativa vera e propria.

Si ricercano i #fornitori, ossia tutte quelle persone/aziende che contribuiranno alla realizzazione degli allestimenti e delle varie componenti dell'evento. Una volta trovati, attraverso molte (moltissime!) mail e telefonate, e il giorno stesso dell'evento, l'Event Creator ha un nuovo compito: quello di coordinatore.

Ricordate che coordinare è ben diverso dal comandare, si tratta infatti di fare in modo che tutti collaborino in armonia, che abbiano quello di cui hanno bisogno, quando lo hanno bisogno, senza che ci si intralci a vicenda, facendo rispettare a tutti le tempistiche stabilite nella TIMELINE della giornata (ma di questo ne parleremo più approfonditamente in un altro post).

Molti a questo punto penseranno "Sì beh, lo posso fare anche io senza pagare una persona, per di più estranea". Si e no.

Ma allora perché affidarsi ad un Event Creator?

Primo!

Progetterà un evento SU MISURA per voi!

Come un abito di haute couture cucitovi addosso.

Unico, irripetibile e che parli di voi ai vostri ospiti in ogni dettaglio e che vi lasci un'emozione nel cuore per tutta la vita.

Secondo!

Essendo un professionista che ha a che fare con molteplici persone/aziende del settore organizzazione eventi può proporvi più opzioni sia per stile che per prezzo fin da subito selezionandole già in partenza in base al mood che desiderate per il vostro evento, senza che dobbiate scapicollarvi per settimane (o mesi!) tra mail, telefonate e appunti sparsi ovunque.

Inoltre le affiancherà per tutto il percorso di preparazione oltre che il giorno dell'evento dall'inizio alla fine, facendo da vostro portavoce.

Terzo!

Fin da subito prevede il famoso PIANO B (e in alcun casi anche il C).

Essì, perché per quanto scegliate un giorno estivo per il vostro evento, convinti che "tanto figurati se pioverà", l'imprevisto meteo può essere dietro l'angolo anche se la percentuale di maltempo è pressoché nulla.

Ecco perché è bene avere SEMPRE un piano di riserva! Che non vuol dire che sarà uno schifo! NO! L'Event Creator preparerà nel dettaglio anche il piano alternativo, ed anche in questo caso nulla sarà lasciato al caso o in balia degli eventi!

Quarto!

L'Event Creator sa già cosa guardare e cosa chiedere ai fornitori che parteciperanno alla realizzazione dell'evento, anticipa e prevede cosa serve o potrebbe servire, anche il più piccolo DETTAGLIO è tenuto sotto controllo grazie alla sua organizzazione. Vi faccio un esempio: ricevimento all'aperto, band dal vivo, ma le prese della corrente per le casse e gli strumenti?! Oddio non abbiamo controllato!! Ecco...questo genere di 'dubbi dell'ultimo minuto' come li chiamo io, non accadono quando ci si affida ad un professionista, ergo...festa salva!

Quinto!

Il giorno dell'evento voi avrete tutt'altro a cui pensare che alla più o meno puntualità dei fornitori, al controllo che tutti rispettino quanto concordato in fase contrattuale (anche di contratti parleremo prossimamente), piuttosto che al corretto posizionamento degli allestimenti floreali o della mise en place, e chi più ne ha più nel metta.

STOP! Un bel respiro...

Il giorno dell'evento voi DOVETE avere un unico pensiero: godervi la giornata (a maggior ragione se si tratta del vostro matrimonio!).

A tutte queste cose penserà l'Event Creator e sarà lui che per tutta la durata dell'evento coordinerà al posto vostro le varie componenti per far sì che tutto sia assolutamente perfetto, come lo avete sempre immaginato e sognato.

Sesto!

L'Event Creator funge un po' da super partes.

Una presenza costante, sulla quale potrete contare sempre, che vi accompagnerà durante tutto il percorso. Una voce ferma che schiarirà i vostri dubbi e vi aiuterà a trovare le soluzioni.

Un amico (o nel mio caso amica) che creerà un ambiente sicuro, dove potrete sentirvi sempre liberi di esprimere le vostre idee, di scegliere ciò che vi piace e soprattutto di sentirvi voi stessi.

Settimo ed ultimo motivo! (ma non meno importante, anzi!)

Il BUDGET.

Tema super scottante.

Come anticipavo all'inizio del post, molti vedono questa figura come un costo esagerato e non indispensabile oltre che un'intromissione.

Io voglio farvela vedere da un altro punto di vista.

Quando decidete di affidarvi (e fidarvi!) ad un Event Creator state pagando una persona che, oltre ad ideare un #progettocreativo per voi, per tutti i motivi sopra citati, sa come consigliarvi per spendere il vostro budget al meglio e soprattutto (FONDAMENTALE) rispettandolo.

Esempio pratico : se per voi sono fondamentali gli allestimenti floreali, il rinfresco e la torta e invece sono da lasciare in secondo piano inviti e gift per gli ospiti, l'Event Creator saprà consigliarvi al meglio con quali fornitori avere a che fare rispettando le "percentuali di budget" per non sforare o avere sorprese finali.

Detto ciò, ma come scegliere l'Event Creator che fa per voi?

Qui dovete andare "di pancia" in un certo senso.

Il mio consiglio è di visitare i siti web e i profili social, di guardare i portfolio per farvi un'idea dello stile dalle foto, di leggere sempre attentamente la parte #about e i #servizi che vengono offerti. Una volta che vi identificate, che sentite vostro, affine a voi uno dei profili che visitate mandate una mail per fissare un appuntamento conoscitivo di persona o via Skype.

Ricordate che per entrambe le parti è FONDAMENTALE vedersi dal vivo per due motivi: capire se davvero ciò che abbiamo visto e letto corrisponde a ciò che vedete davanti a voi in quel momento e se così fosse (questo vale principalmente per l'Event Creator nei vostri confronti) captare segnali, parole non dette o altro che possa essere significativo per il vostro evento - anche questo sarà argomento di un post.

Dove cercarlo? Avete più opzioni.

Internet trovate siti web di ogni genere e tipologia, l'importante è fare attenzione e tenere sempre a mente cosa vogliamo e che budget abbiamo: se abbiamo un budget relativamente basso è pressoché inutile contattare o visitare siti Luxury.

I social sono un'altra fonte, seguendo gli hashtag #weddingplanner, #eventplanner, #partyplanner e simili potete trovarne.

Oppure sulle riviste di settore potete trovare dei nomi, ma il mezzo più "potente" ed efficace rimane il #passaparola.

Sì ma quando bisogna contattare l'Event Creator? C'è un tempo giusto?

L'ideale sarebbe tra i 14 e i 12 mesi prima, ma non è una regola fissa.

Ovviamente potete contattarlo anche tra i 24 e i 18 mesi prima, anche se personalmente lo sconsiglio a meno che ci siano esigenze e tempistiche particolari.

Oppure potete contattarlo pochi mesi prima dell'evento, tenendo presente che con tempi ristretti bisogna scendere a compromessi su alcune cose.

E ora, argomento cruciale.

Quanto costa assumere un Event Creator?

Dipende.

Dipende da professionista a professionista e da una serie di fattori che si vuole per il proprio evento.

Generalmente c'è un cachet base a cui vanno aggiunti eventuali optional.

Ma essendo questo un argomento spinoso, lo affronteremo nel dettaglio prossimamente.

Una cosa è importante capire, il compenso dell'Event Creator è dato dall'unione di questi fattori: creatività (progetto su misura), contatti (ricerca fornitori), organizzazione (recupero di tutti i materiali necessari, appuntamenti fissati, site inspection, ecc), coordinamento (sia prima che il giorno dell'evento), tempo (appuntamenti, sopralluoghi, ricerca, progettazione, ecc).

Ecco qui una panoramica su quello che è il mio meraviglioso mestiere!

Spero che questo lungo post possa esservi utile per fare chiarezza, per capire meglio cosa c'è dietro alla figura dell'Event Creator e chissà, magari per rivalutare l'idea di organizzare tutto da soli ed affidarvi a qualcuno che prenda a cuore tanto quanto voi l'organizzazione di un evento a voi caro.

Valeria